Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Kymppirakenne Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 mukainen tietosuojaseloste.

Laadittu 1.4.2021.

Viimeksi päivitetty 10.10.2026.

1. Rekisterinpitäjä

Kymppirakenne Oy
Y-tunnus 0220325-8
Kiitoradantie 9 (2. kerros)
01530 Vantaa

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Juho Malmberg
Puhelin: +358 40 196 4788
Sähköposti: juho.malmberg@kymppirakenne.fi

Henkilötietojen käsittelyä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee ensisijaisesti lähettää edellä mainitulle yhteyshenkilölle.

3. Rekisterit ja rekisteröityjen ryhmät

Tämä seloste koskee Kymppirakenne Oy:n:

asiakas- ja markkinointirekisteriä;
toimittaja- ja aliurakoitsijarekisteriä;
tarjouspyyntö-, tarjous- ja hankintarekisteriä;
sopimus-, hanke-, työmaa- ja projektinhallintarekisteriä;
työntekijä- ja työnhakijarekisteriä;
verkkosivustojen, sähköisten lomakkeiden ja muiden digitaalisten palvelujen käyttäjätietoja; sekä
yrityksen toiminnanohjaus-, viestintä-, taloushallinto-, tiedostohallinta- ja muiden tietojärjestelmien käyttäjä- ja lokitietoja.

Rekisteröityjä voivat olla asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, tilaajien, toimittajien, aliurakoitsijoiden, yhteistyökumppaneiden ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöt, työntekijät, työnhakijat, työmailla toimivat henkilöt, verkkosivuston käyttäjät sekä muut Kymppirakenne Oy:n toimintaan liittyvät henkilöt.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

asiakas-, toimittaja-, aliurakoitsija- ja yhteistyökumppanisuhteiden muodostaminen, hoitaminen ja kehittäminen;
yhteydenpito ja viestintä;
tarjouspyyntöjen, tarjousten ja hankintojen käsittely;
sopimusten valmistelu, tekeminen, toteuttaminen, seuranta ja arkistointi;
rakennushankkeiden, projektien ja työmaiden suunnittelu, toteuttaminen, johtaminen, valvonta ja dokumentointi;
laskutus, maksuliikenne, kirjanpito ja muu taloushallinto;
reklamaatioiden, takuuasioiden, vastuiden ja oikeudellisten vaateiden käsittely;
toimittaja- ja aliurakoitsijahistorian, laadun, turvallisuuden ja sopimusvelvoitteiden seuranta;
työntekijöiden ja työnhakijoiden tietojen käsittely työsuhteen, rekrytoinnin, palkanmaksun, työajanseurannan, käyttöoikeuksien, työturvallisuuden ja lakisääteisten työnantajavelvoitteiden toteuttamiseksi;
markkinointi, suoramarkkinointi ja asiakasviestintä;
verkkosivustojen ja digitaalisten palvelujen toteuttaminen, ylläpito, kehittäminen ja tietoturvan varmistaminen;
käyttäjätunnusten, käyttöoikeuksien ja järjestelmien käytön hallinta;
väärinkäytösten, tietoturvapoikkeamien ja muiden häiriöiden ehkäiseminen ja selvittäminen; sekä
Kymppirakenne Oy:n toiminnan suunnittelu, analysointi, raportointi ja kehittäminen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on käyttötarkoituksesta riippuen:

rekisteröidyn kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöönpano tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen;
Kymppirakenne Oy:n lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen;
Kymppirakenne Oy:n tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu, kuten asiakas- ja yhteistyökumppanisuhteiden hoitaminen, yritysten välinen markkinointi, toiminnan kehittäminen, laadunvarmistus, tietoturva sekä oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen; tai
rekisteröidyn suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

5. TENET AI, tekoälyavusteiset toiminnot ja automatisoitu päätöksenteko

Työnhaku- ja kumppanihakemuksia käsitellään Kymppirakenne Oy:n sisäisessä TENET AI -ohjelmassa. Ohjelmassa hakemuksia analysoidaan, arvioidaan ja asetetaan järjestykseen sekä niiden tietoja lisätään Kymppirakenne Oy:n tietokantaan rekrytoinnin ja kumppanihakemusten käsittelyä varten. Hakemusten käsittelystä ja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksista vastaa Kymppirakenne Oy. TENET AI -ohjelman käyttö ei muuta tässä selosteessa kuvattua rekisterinpitäjää eikä rekisteröidyn oikeuksia.

Kymppirakenne Oy:n käyttämissä järjestelmissä voidaan hyödyntää tekoälyavusteisia toimintoja esimerkiksi asiakirjojen, sähköpostien, tarjouspyyntöaineistojen, sopimusten ja projektitietojen jäsentelyyn, hakemiseen, luokitteluun, tiivistämiseen sekä luonnosten ja ehdotusten muodostamiseen.

TENET AI:n analyysit ja arviot tukevat hakemusten käsittelyä. Työnhaku- ja kumppanihakemuksia koskevan lopullisen päätöksen tekee työntekijä, ei TENET AI. Hakemusten arviointi ja järjestykseen asettaminen eivät sellaisenaan ole automaattinen hyväksymis- tai hylkäyspäätös.

Työnhaku- ja kumppanihakemusten lopullisia hyväksymis- tai hylkäyspäätöksiä ei tehdä yksinomaan automaattisesti.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekistereissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:

Perus- ja yhteystiedot

nimi;
tehtävänimike ja asema;
työnantaja, yritys tai muu organisaatio;
puhelinnumero;
sähköpostiosoite;
posti- ja käyntiosoite;
muut yhteystiedot; sekä
yritysten ja organisaatioiden julkiset rekisteri- ja perustiedot.

Asiakas-, toimittaja- ja sopimustiedot

asiakkuuteen, yhteistyöhön ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot;
tarjouspyynnöt, tarjoukset, tilaukset ja sopimukset;
tuotteita, palveluja, hankintoja ja niiden muutoksia koskevat tiedot;
laskutus-, maksu- ja kirjanpitotiedot;
yhteydenpitoon, tapaamisiin ja neuvotteluihin liittyvät tiedot;
palautteet, reklamaatiot, poikkeamat ja takuuasiat;
toimittaja- ja aliurakoitsijahistoria;
pätevyys-, lupa-, vakuutus-, vastuu- ja tilaajavastuutiedot; sekä
muut asiakas-, toimittaja-, aliurakoitsija- tai yhteistyösuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.

Hanke-, projekti- ja työmaatiedot

hankkeita, projekteja, urakoita ja työmaita koskevat tiedot;
tehtävät, vastuut, aikataulut ja osallistumistiedot;
työmaa-, perehdytys-, kulkuoikeus- ja turvallisuustiedot;
kokous-, tarkastus-, valokuva-, raportointi- ja dokumentointitiedot;
sopimus-, kustannus-, hankinta- ja muutostyötiedot; sekä
hankkeiden toteuttamiseen, valvontaan ja dokumentointiin liittyvät muut tarpeelliset tiedot.

Työntekijöiden ja työnhakijoiden tiedot

henkilön yksilöinti- ja yhteystiedot;
työnhakuun, osaamiseen, koulutukseen ja työkokemukseen liittyvät tiedot;
työsopimus-, palkka-, vero-, pankki-, työaika- ja poissaolotiedot;
tehtävä-, käyttöoikeus-, perehdytys- ja työturvallisuustiedot;
työnantajavelvoitteiden hoitamiseksi tarvittavat tiedot; sekä
terveydentilaa koskevat tai muut erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot vain silloin, kun niiden käsittelylle on laissa säädetty peruste ja käsittely on välttämätöntä.

Verkkosivujen hakemukset ja liitteet

Työnhaku- ja kumppanihakemuksissa käsitellään hakijan antamia yhteys-, osaamis- ja yritystietoja sekä hakemuksen sisältöä. Hakija voi toimittaa lomakkeen sallimalla tavalla myös CV:n, työtodistuksia tai linkkejä hakemusta tukevaan aineistoon. Linkit ja liitteet voivat sisältää henkilötietoja.

Toimita hakemuksessa vain sen käsittelyn kannalta tarpeelliset tiedot. Älä liitä avoimeen hakemukseen henkilötunnusta, pankkitietoja, terveystietoja tai muita arkaluonteisia tietoja, joita ei erikseen tarvita asian käsittelemiseksi.

Verkkosivusto- ja järjestelmätiedot

IP-osoite;
selainta, laitetta ja verkkoyhteyttä koskevat tekniset tiedot;
verkkosivuston käyttöä koskevat tiedot;
eväste- ja suostumustiedot;
käyttäjätunnukset, käyttäjäroolit ja käyttöoikeudet;
kirjautumis-, muutos-, käyttö- ja lokitiedot;
sähköisten lomakkeiden ja tarjouspyyntölinkkien kautta annetut tiedot;
verkkosivujen osoitteet; sekä
julkiset sosiaalisen median käyttäjätunnukset ja profiilit silloin, kun niitä tarvitaan yhteydenpitoon tai yrityksen toiminnan toteuttamiseen.

7. Tietojen antamisen pakollisuus

Sopimuksen tekemiseksi, palvelun toimittamiseksi, rakennushankkeen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi tarvittavien henkilötietojen antaminen voi olla pakollista.

Mikäli tarvittavia tietoja ei anneta, Kymppirakenne Oy ei välttämättä pysty tekemään tai täyttämään sopimusta, käsittelemään tarjousta, toteuttamaan hanketta, järjestämään työmaalle pääsyä tai hoitamaan muita pyydettyjä toimenpiteitä.

Muiden kuin välttämättömien tietojen antaminen on vapaaehtoista.

8. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja saadaan:

rekisteröidyltä itseltään;
verkkosivujen ja sähköisten lomakkeiden kautta;
sähköpostitse, puhelimitse ja henkilökohtaisissa tapaamisissa;
sopimuksista, tarjouspyynnöistä, tarjouksista ja muista asiakirjoista;
asiakkaalta, työnantajalta, tilaajalta, pääurakoitsijalta, aliurakoitsijalta, toimittajalta tai muulta hankkeen osapuolelta;
Kymppirakenne Oy:n käyttämistä toiminnanohjaus-, hankinta-, projekti-, työmaa-, taloushallinto-, viestintä- ja tiedostohallintajärjestelmistä;
järjestelmien integraatioista ja lokitiedoista;
viranomaisilta ja lakisääteisistä rekistereistä; sekä
yritysten ja organisaatioiden verkkosivuilta, yritysrekistereistä, hakemistopalveluista ja muista julkisista lähteistä.

9. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset

Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille tahoille.

Tietoja voidaan luovuttaa tai antaa käsiteltäviksi vain silloin, kun siihen on asianmukainen käsittelyperuste ja luovuttaminen on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Tietojen vastaanottajia tai käsittelijöitä voivat olla esimerkiksi:

Kymppirakenne Oy:n asiakkaat, tilaajat ja sopimuskumppanit;
hankkeen pää-, sivu- ja aliurakoitsijat;
suunnittelijat, valvojat, rakennuttajat ja muut hankkeen osapuolet;
taloushallinto-, tilintarkastus-, pankki-, vakuutus- ja rahoituspalvelujen tarjoajat;
työterveys-, palkanlaskenta- ja henkilöstöhallinnon palveluntarjoajat;
viranomaiset ja muut tahot, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus;
oikeudelliset ja muut asiantuntijat;
järjestelmä-, pilvi-, palvelin-, sähköposti-, viestintä-, tiedostohallinta-, allekirjoitus-, analytiikka-, tekoäly- ja muut tekniset palveluntarjoajat; sekä
muut Kymppirakenne Oy:n lukuun henkilötietoja käsittelevät palveluntarjoajat.

Kymppirakenne Oy:n lukuun toimivat palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Kymppirakenne Oy:n antamien ohjeiden, sopimusten ja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tietoja voidaan julkaista esimerkiksi referensseissä tai viestinnässä vain silloin, kun julkaisemiselle on asianmukainen peruste ja julkaisemisesta on tarvittaessa sovittu asianomaisen henkilön tai organisaation kanssa.

10. Tietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Kymppirakenne Oy pyrkii käyttämään palveluja, joissa henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti EU- tai ETA-alueella.

Jotkin Kymppirakenne Oy:n käyttämät palveluntarjoajat tai niiden alihankkijat voivat kuitenkin käsitellä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.

Tällaiset siirrot toteutetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti käyttäen soveltuvaa siirtoperustetta, kuten:

Euroopan komission päätöstä kohdemaan tietosuojan riittävästä tasosta;
Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita;
palveluntarjoajaa koskevaa hyväksyttyä tietosuojakehystä; tai
muuta tietosuoja-asetuksen sallimaa siirtoperustetta.

Siirtoihin sovelletaan tarvittaessa myös täydentäviä teknisiä, sopimuksellisia ja organisatorisia suojatoimia.

Lisätietoja käytettävistä siirtoperusteista ja suojatoimista voi pyytää tietosuoja-asioiden yhteyshenkilöltä.

11. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Säilytysaikaan vaikuttavat esimerkiksi:

asiakas-, sopimus-, toimittaja- tai työsuhteen kesto;
hankkeen tai rakennusprojektin kesto;
takuu-, vastuu- ja reklamaatioajat;
kirjanpito-, vero-, työ-, työturvallisuus- ja muu soveltuva lainsäädäntö;
oikeudellisten vaateiden vanhentumisajat;
tietoturvan ja väärinkäytösten selvittämisen tarpeet; sekä
rekisteröidyn antama suostumus ja sen voimassaolo.

Asiakas-, toimittaja-, aliurakoitsija-, sopimus-, hanke- ja projektitietoja säilytetään sopimus- tai hankesuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin tietoja tarvitaan takuu-, vastuu-, dokumentointi- tai oikeudellisten velvoitteiden vuoksi.

Kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön ja muun soveltuvan lainsäädännön edellyttämän ajan.

Markkinointitietoja säilytetään niin kauan kuin tiedot ovat ajantasaisia ja markkinointiin on olemassa käsittelyperuste. Tiedot poistetaan tai niiden käyttö markkinointiin lopetetaan, jos rekisteröity vastustaa suoramarkkinointia.

Työntekijä- ja työnhakijatietoja säilytetään työsuhteen tai rekrytointiprosessin ajan ja sen jälkeen soveltuvan lainsäädännön, oikeusturvan ja työnantajavelvoitteiden edellyttämän ajan.

Lokitietoja säilytetään järjestelmän tietoturvan, valvonnan, virhetilanteiden ja väärinkäytösten selvittämisen kannalta tarpeellisen ajan.

Säilytysajan päätyttyä henkilötiedot poistetaan, tuhotaan tai anonymisoidaan siten, ettei henkilöä voida enää tunnistaa.

12. Evästeet ja verkkosivuston käyttö

Kymppirakenne Oy:n verkkosivusto voi käyttää palvelun teknisen toiminnan ja tietoturvan kannalta välttämättömiä evästeitä.

Välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää ilman erillistä suostumusta verkkosivuston toteuttamiseksi ja suojaamiseksi.

Analytiikkaan, markkinointiin tai muiden kolmansien osapuolten palveluihin liittyviä ei-välttämättömiä evästeitä käytetään vain käyttäjän antaman suostumuksen perusteella silloin, kun suostumus vaaditaan.

Käyttäjä voi muuttaa antamiaan evästesuostumuksia verkkosivustolla olevan evästehallinnan kautta.

Verkkosivustolla käytettävät ulkopuoliset palvelut

Cookiebot: evästehallinta esittää evästeasetukset ja tallentaa käyttäjän tekemät suostumusvalinnat.

Google Analytics 4: palvelua käytetään verkkosivuston käytön tilastolliseen analysointiin. Sivuston analytiikkatagi on liitetty Cookiebotin tilastoevästeiden (Statistics) suostumusluokkaan.

Google Fonts: sivuston fonttityylejä ja fonttitiedostoja ladataan Googlen palvelimilta. Tiedostojen hakeminen muodostaa yhteyden ulkopuoliseen palveluun ja välittää yhteyden toteuttamiseen tarvittavia teknisiä tietoja.

Google reCAPTCHA v3: hankekyselylomakkeella käytetään palvelua roskapostin ja väärinkäytön torjumiseen. Palvelu arvioi käyttöön liittyviä riskisignaaleja ja voi käyttää evästeitä sekä selaimeen ja verkkoyhteyteen liittyviä teknisiä tietoja.

YouTube: sivustolla on YouTube-linkkejä ja suostumuksen perusteella ladattavaa YouTube-sisältöä. Linkin avaaminen siirtää käyttäjän YouTubeen. Upotettu sisältö muodostaa yhteyden YouTube-palveluun, kun sen lataaminen sallitaan. Etusivun taustavideo on liitetty markkinointievästeiden suostumusluokkaan.

Ulkopuolisiin palveluihin tehtävissä yhteyksissä palveluntarjoaja voi saada esimerkiksi IP-osoitteen ja selaimeen liittyviä teknisiä tietoja. Lisätietoja palveluntarjoajien suorittamasta käsittelystä: Cookiebotin tietosuojakäytäntö ja Googlen tietosuojakäytäntö. Tietojen siirtoja käsitellään tämän selosteen kohdassa 10 ja tietosuoja-asioiden yhteystiedot ovat kohdassa 2.

13. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia.

Tietoja suojataan esimerkiksi:

henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla;
käyttöoikeuksien ja käyttäjäroolien rajaamisella;
tarpeellisuus- ja vähimmän käyttöoikeuden periaatteella;
salasanoilla ja tarvittaessa monivaiheisella tunnistautumisella;
salatuilla tietoliikenneyhteyksillä;
varmuuskopioinnilla;
tietoturvapäivityksillä;
lokitietojen keräämisellä ja käytön valvonnalla;
henkilöstön ohjeistuksella ja koulutuksella; sekä
palveluntarjoajien kanssa tehtävillä henkilötietojen käsittelyä ja tietoturvaa koskevilla sopimuksilla.

Henkilötietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä;
saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin;
pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista;
pyytää henkilötietojen poistamista soveltuvissa tilanteissa;
pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista;
vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä;
vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointiin milloin tahansa;
saada suostumukseen tai sopimukseen perustuvat, automaattisesti käsitellyt tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle silloin, kun oikeuden edellytykset täyttyvät;
peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa; sekä
olla joutumatta yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvan, oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia aiheuttavan päätöksen kohteeksi.

Rekisteröidyn oikeuksien soveltuminen riippuu henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta ja oikeusperusteesta. Esimerkiksi tietojen poistamista koskevaa pyyntöä ei voida toteuttaa siltä osin kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen, sopimusvastuun tai oikeudellisen vaateen vuoksi.

15. Rekisteröidyn oikeuksia koskevien pyyntöjen käsittely

Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä tämän selosteen kohdassa 2 mainittuun tietosuoja-asioiden yhteyshenkilöön, esimerkiksi sähköpostitse. Kerro, mitä oikeutta haluat käyttää ja mihin tietoihin pyyntö liittyy, jotta voimme käsitellä pyyntösi.

Kymppirakenne Oy voi pyytää pyynnön esittäjältä tarpeellisia lisätietoja henkilöllisyyden vahvistamiseksi.

Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tietosuoja-asetuksen sallimissa tilanteissa jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Mahdollisesta määräajan jatkamisesta ja sen perusteista ilmoitetaan pyynnön esittäjälle.

16. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto. Viranomaisen verkkosivuilta löydät ohjeet asian saattamiseen käsiteltäväksi.

17. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Kymppirakenne Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta henkilötietojen käsittelyn, käytettävien järjestelmien, palveluntarjoajien tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan Kymppirakenne Oy:n verkkosivustolla.